Apa Itu Virtual Office, Keuntungan, Dasar Hukum, dan Cara Kerjanya
Cara kita dalam berbisnis dan juga bekerja dalam era digital yang terus berkembang tentu mengalami transformasi signifikan. Hadirnya konsep kantor virtual atau virtual office menjadi salah satu inovasi yang kini semakin populer. Apa itu virtual office?
Mungkin istilah ini masih terasa asing bagi beberapa orang, namun dengan kemajuan teknologi yang terus berlangsung dan pergeseran paradigma terhadap lingkungan kerja, konsep kantor virtual menjadi semakin diminati, terutama di masa pasca pandemi.
Apa itu Virtual Office?
Secara sederhana, kantor virtual mengacu pada layanan yang membolehkan perusahaan memiliki alamat fisik dan identitas perusahaan tanpa harus menyewa ruang kantor secara langsung.
Dengan kata lain, kantor virtual memungkinkan perusahaan untuk memiliki alamat kantor resmi tanpa harus mempertimbangkan ruang kantor tradisional.
Layanan kantor virtual mencakup berbagai fasilitas seperti alamat bisnis bergengsi, nomor telepon, penanganan surat dan paket, serta berbagai layanan administratif lainnya. Semua ini dapat dinikmati tanpa harus menyewa ruang kantor secara penuh.
Jadi, ada tiga cara kerja kantor virtual. Pertama adalah video conference yang biasanya dilakukan saat anggota tim hendak melakukan rapat.
Metode ini cukup ampuh dijadikan sebagai sarana untuk senantiasa menjaga kontak dengan para pekerja lainnya. Kedua virtual address, yaitu alamat yang bentuknya daring. Alamat fisik memang dicantumkan, tapi segala komunikasi untuk bertukar informasi dilakukan lewat surel.
Ketiga, ruang kerja bersama yang bisa di akses bebas oleh semua orang. Jadi, sifat ruang kerja bukan privat alias seluruh orang yang ada di sana bebas mengaksesnya. Hal seperti ini berpeluang menciptakan kerja sama antar perusahaan dan sinergitas antar pekerja.
Keuntungan Virtual Office
Penggunaan kantor virtual menawarkan sejumlah manfaat yang signifikan bagi berbagai jenis bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat kantor virtual bagi bisnis.
1. Harga Virtual Office Lebih Rendah
Daripada sewa ruang kantor, sewa kantor virtual biayanya lebih rendah. Tentu ini salah satu keunggulan utama yang kantor virtual miliki. Berkat kantor virtual, perusahaan juga tidak perlu mengeluarkan dana besar untuk membangun, merawat, atau memperbarui kantor.
2. Fleksibilitas Lokasi
Dengan adopsi kantor virtual, perusahaan mampu beroperasi dari berbagai lokasi. Ini memungkinkan tim yang tersebar di berbagai wilayah untuk bekerja secara kolaboratif tanpa terikat oleh batasan geografis.
3. Kredibilitas Bisnis
Walaupun perusahaan beroperasi secara virtual, memiliki alamat bisnis dan nomor telepon terkait dengan lokasi fisik memberikan kesan kredibilitas kepada klien dan mitra bisnis.
4. Skalabilitas
Perusahaan dapat menyesuaikan ukuran dan lingkup operasi mereka secara lebih fleksibel melalui penggunaan kantor virtual. Mereka memiliki kemampuan untuk menyesuaikan layanan sesuai kebutuhan tanpa perlu terikat oleh kontrak sewa kantor yang panjang. Ini juga memungkinkan adaptasi yang lebih mudah.
5. Lingkungan Kerja Fleksibel
Dengan kemampuan bagi karyawan untuk bekerja dari mana saja sesuai kebutuhan, fleksibilitas akan meningkat. Perusahaan juga dapat menarik serta mempertahankan bakat terbaik tanpa terikat oleh batasan lokasi geografis.
6. Tidak Mengalami Kendala Macet
Manfaat terakhir yaitu tidak mengalami kendala macet saat berangkat ke kantor. Sebab, pekerjaan bisa dilakukan di rumah yang secara otomatis mengurangi jumlah kemacetan serta polusi udara.
Dasar Hukum Kantor Virtual
Apakah virtual office legal? Dalam banyak yurisdiksi di seluruh dunia, virtual office telah diterima dan diakui secara hukum. Ini memungkinkan perusahaan memiliki kehadiran formal tanpa harus langsung menyewa ruang kantor fisik.
Ketentuan penggunaan virtual office biasanya terikat pada hukum dan regulasi yang mengatur perusahaan dan bisnis di suatu negara. Di beberapa negara, virtual office dianggap sebagai kehadiran bisnis yang sah dan diatur oleh hukum yang relevan.
Namun, regulasi terkait virtual office dapat berbeda-beda tergantung pada yurisdiksi perusahaan. Dalam prakteknya, sebagian besar perusahaan dapat menggunakan virtual office tanpa masalah hukum, selama mereka mematuhi persyaratan setempat yang berlaku.
Ini termasuk memastikan bahwa alamat virtual memenuhi standar yang ditetapkan oleh pihak berwenang setempat, serta mematuhi semua persyaratan perpajakan dan perizinan yang relevan.
Oleh karena itu, meskipun virtual office dianggap sebagai solusi yang legal dan diperbolehkan secara umum, penting bagi perusahaan untuk memahami dan mengikuti semua regulasi hukum yang berlaku di wilayah operasional mereka.
Dengan memastikan kepatuhan hukum, perusahaan dapat menggunakan virtual office sebagai alat yang efektif untuk mendukung operasi bisnis mereka dengan cara yang efisien dan fleksibel.
Cara Kerja Virtual Office
Pusat dari konsep virtual office adalah penerapan teknologi informasi dan komunikasi, yang mana perusahaan yang mengadopsinya biasanya akan berlangganan layanan dari penyedia virtual office. Biasanya, layanan tersebut mencakup:
1. Alamat Bisnis Prestisius
Alamat fisik yang diperoleh oleh perusahaan dapat digunakan untuk berbagai keperluan bisnis, termasuk mencantumkannya pada situs web, kartu nama, atau dokumen resmi.
2. Nomor Telepon Bisnis
Nomor telepon yang terhubung dengan perusahaan akan diberikan oleh penyedia virtual office. Panggilan yang diterima pada nomor tersebut akan dialihkan ke nomor yang telah ditentukan, seperti nomor ponsel atau nomor lainnya.
3. Penerimaan Surat dan Paket
Surat dan paket atas nama perusahaan oleh penyedia kantor virtual. Mereka akan menyortir, meneruskan, atau menyimpan kiriman tersebut sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh perusahaan.
4. Pusat Layanan Pelanggan
Layanan pelanggan oleh beberapa penyedia kantor virtual dapat membantu dalam menjawab pertanyaan atau memenuhi kebutuhan perusahaan secara virtual.
5. Ruangan Rapat atau Kantor Sementara
Paket virtual office tertentu dapat mengizinkan akses ke ruang rapat atau kantor sementara bagi perusahaan. Ini apabila mereka memerlukannya untuk pertemuan atau kegiatan tertentu.
Rekomendasi Virtual Office
Langkah penting dalam memastikan bisnis Anda mendapatkan layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi standar kualitas adalah dengan memilih penyedia kantor virtual Jakarta yang tepat. Berikut ini beberapa rekomendasi penyedia kantor virtual Jakarta yang terkenal dan tepercaya:
1. Jaya Building Sarinah
Jaya Building Sarinah adalah salah satu kantor virtual Jakarta yang terkenal dan terjangkau bagi para pebisnis. Gedung ini berlokasi strategis di Jakarta, dengan akses mudah ke berbagai fasilitas kota seperti transportasi umum, restoran, dan pusat perbelanjaan.
Adapun jenis bisnis yang tidak boleh menggunakan layanan kantor virtual di Jaya Building yaitu bisnis di bidang pariwisata, konstruksi, dan ekspor-impor.
Lokasi: Jl. M.H. Thamrin No.12, RT.02 RW.01 Kel. Kb. Sirih, Kec. Menteng, Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10340
Harga: Mulai dari Rp150.000/bulan
2. Graha Karma Yudha
Graha Krama Yudha akan membantu meningkatkan kredibilitas bisnis Anda di wilayah yang berkembang pesat di Jakarta. Virtual office ini berlokasi di kawasan industri Jakarta Selatan. Dengan begitu, alamat kantor Anda menjadi lebih strategis.
Di sana, Anda juga dapat memanfaatkan berbagai fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Termasuk layanan resepsionis profesional, penanganan dokumen terbaik, dan akses internet.
Lokasi: Jl. Hj. Tutty Alawiyah, RT.02 RW.02 Kel. Duren Tiga, Kec. Pancoran, Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12760
Harga: Mulai dari Rp170.000/bulan
3. Grand Slipi Tower
Dengan harga sewa yang terjangkau, Anda dapat memiliki alamat bisnis resmi dan legal di Grand Slipi Tower Jakarta Barat. Ini menciptakan citra positif bagi bisnis rintisan atau startup di mata investor, mitra bisnis, dan calon karyawan.
Lokasi: Jl. Letjen S Parman Kav 22-24, RT.01 RW.04 Kel. Palmerah, Kec. Palmerah, ADM. Jakarta Barat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 11480
Harga: Rp250.000/bulan
4. Graha Mampang
Sebagai virtual office, Graha Mampang akan meningkatkan citra bisnis Anda. Dilengkapi dengan fasilitas kantor modern dan lokasi strategis, Graha Mampang memudahkan akses bagi Anda dan klien dari mana pun.
Lokasi: Jl. Hj. Tutty Alawiyah, No. 100 RT.02 RW.01 Kel. Duren Tiga, Pancoran, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12760
Harga: Mulai dari Rp200.000 setiap bulannya
Kesimpulan
Kantor Virtual adalah solusi modern bagi bisnis yang mencari fleksibilitas, efisiensi biaya, dan kehadiran bisnis yang kredibel. Dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, komunikasi virtual membebaskan perusahaan untuk bekerja secara efektif dari lokasi mana pun tanpa keterbatasan ruang fisik.
Jika Anda tertarik menggunakan layanan kami untuk bisnis Anda, PriOffice adalah penyedia layanan kantor virtual di Jakarta dengan pilihan yang fleksibel sesuai kebutuhan Anda. PriOffice menghadirkan layanan kantor virtual:
Segera hubungi kami melalui WhatsApp di nomor 081298666751! Anda bisa juga kunjungi website PriOffice untuk dapatkan informasi lebih lanjut dan penawaran menarik lainnya.